Qualiopi et sous-traitance : Vos obligations de donneur d’ordre
Qualiopi et sous-traitance soulèvent des questions sensibles pour tout organisme de formation donneur d’ordre : qui doit être certifié, quelles preuves conserver pour l’audit et comment sécuriser vos dossiers CPF sans transformer votre quotidien en « usine à gaz ». En tant que donneur d’ordre, vous restez responsable de la qualité, même si la formation est intégralement réalisée par un tiers. Dans ce contexte, disposer d’un logiciel de gestion de formation capable de centraliser pièces et contrats devient stratégique.
Nous vous proposons un tour d’horizon complet de vos obligations Qualiopi et sous-traitance, avec un focus opérationnel sur la manière dont Teetche peut vous aider à les respecter au quotidien.
Qualiopi et sous-traitance : Quelles sont vos obligations en tant que donneur d’ordre ?
Temps de lecture : ~9 min
- Sommaire
- Comprendre le cadre Qualiopi et sous-traitance
- Vos responsabilités de donneur d’ordre
- Contrats et documents indispensables
- Gérer Qualiopi et sous-traitance avec un logiciel
- Mini FAQ Qualiopi et sous-traitance
Comprendre le cadre Qualiopi et sous-traitance
La certification Qualiopi est obligatoire dès que vos actions de formation bénéficient de fonds publics ou mutualisés (État, Régions, OPCO, France Travail, Agefiph, Caisse des dépôts pour le CPF, etc.). La question se pose alors : votre sous-traitant doit-il lui aussi être certifié ou votre propre certification suffit-elle ?
Quand le sous-traitant doit être certifié ou non
| Situation | Obligation de certification du sous-traitant |
|---|---|
| Financements publics ou mutualisés hors CPF | Non obligatoire si le donneur d’ordre est certifié et contrôle la conformité Qualiopi. |
| Actions CPF (contrat signé ≥ 01/04/2024) | Obligatoire, sauf : micro-entrepreneur sous seuil ; intervention ponctuelle non qualifiante ; prestations purement logistiques. |
Pour les actions financées par des OPCO, des FAF ou des entreprises en autofinancement hors CPF, le sous-traitant n’a pas l’obligation d’être certifié à condition que vous soyez vous-même certifié et assumiez la conformité qualité (contrat clair, vérification des compétences et traçabilité du suivi).
Concernant le CPF, le décret 2023-1350 et la version 9 du guide Qualiopi renforcent l’exigence : tout sous-traitant effectuant une partie de la prestation CPF doit être certifié Qualiopi, sauf exceptions précisées ci-dessus. Vous devez analyser contrat par contrat si la prestation entre dans le champ CPF et vérifier le statut juridique du prestataire.
Vos responsabilités de donneur d’ordre
Responsabilité qualité et juridique
Même lorsque la formation est délivrée à 100 % par un sous-traitant, vous restez l’interlocuteur des financeurs (Caisse des dépôts pour le CPF, OPCO, etc.) et assumez les conséquences en cas de manquement : suspension de paiements, déréférencement, voire retrait de votre propre certification.
Lors d’un audit, vous devez démontrer que les actions sous-traitées respectent les mêmes exigences que celles réalisées en direct. L’auditeur peut exiger : programme détaillé, supports, feuilles de présence ou relevés de connexion, évaluations des acquis, questionnaires de satisfaction et preuves de traitement des retours.
Sélection et contrôle des sous-traitants
La preuve d’un choix structuré et d’un suivi régulier est indispensable. Exemples d’exigences minimales pour un sous-traitant CPF : numéro de déclaration d’activité valide, situation légale à jour, compétences avérées, absence de condamnations contraires à la probité, respect des CGU EDOF.
| Volet contrôlé | Éléments attendus / tracés dans Teetche |
|---|---|
| Sélection | Grille de critères (expertise, expérience, références, certification). |
| Suivi | Taux de complétion, satisfaction, réussite, réclamations. |
| Évaluation | Questionnaires bénéficiaires et plan d’actions correctives. |
Ces pièces peuvent être centralisées et archivées dans Teetche pour faciliter l’audit.
Contrats et documents indispensables
Le contrat de sous-traitance écrit
Depuis Qualiopi v9 et le décret CPF, le contrat écrit est obligatoire et doit pouvoir être transmis à la Caisse des dépôts. Il précise notamment : missions confiées, contenu de la formation et nature de la sanction, moyens mobilisés, durée et jalons, modalités de suivi (reporting, indicateurs qualité, échanges donneur d’ordre/sous-traitant) ainsi que montant et facturation.
Gestion des plafonds et traçabilité des actions
Le plafond : maximum 80 % du chiffre d’affaires généré via la plateforme CPF peut être sous-traité sur une année. Vous devez donc suivre votre CA CPF global, la part réalisée en direct et celle sous-traitée, ainsi que le contrat lié à chaque action. Disperser les documents accroît le risque de non-conformité, d’où l’intérêt d’un logiciel de gestion documentaire dédié.
Gérer Qualiopi et sous-traitance avec un logiciel de gestion de formation
Centraliser documents et contrats
Avec Teetche, vous créez une fiche par sous-traitant (informations légales, certifications, attestations sociales et fiscales, références, CV). Vous associez à chaque action : contrat de sous-traitance, programme détaillé, conventions, factures, feuilles de présence, évaluations, questionnaires de satisfaction et comptes rendus de suivi. En audit, chaque action — directe ou sous-traitée — dispose d’un dossier complet immédiatement accessible.
Sécuriser vos indicateurs Qualiopi et votre suivi CPF
L’outil vous permet de suivre les indicateurs qualité (satisfaction, réussite, réclamations) par sous-traitant, de documenter le processus de sélection et de générer des rapports par financeur, y compris le calcul automatique de la part de CA CPF sous-traitée pour vérifier le respect du plafond de 80 %. Plus de détails : Teetche.
Mini FAQ Qualiopi et sous-traitance
Un sous-traitant doit-il toujours être certifié Qualiopi ?
Non. Hors CPF (financements OPCO, FAF, autofinancement), le sous-traitant n’a pas d’obligation de certification si vous êtes certifié et garantissez la conformité. En CPF, la certification s’impose quasiment toujours, sauf exceptions prévues par le Code du travail.
Puis-je confier 100 % de mes formations CPF à des sous-traitants ?
Non. Vous ne pouvez pas sous-traiter plus de 80 % de votre chiffre d’affaires réalisé via la plateforme CPF. Au-delà, vous risquez la non-conformité ; un suivi précis est indispensable.
Comment prouver la qualité d’une action sous-traitée lors de l’audit ?
Programme, profil et compétences du sous-traitant, feuilles de présence ou traces de suivi, évaluations des acquis, questionnaires de satisfaction et bilan doivent être disponibles. Teetche centralise ces pièces par action.
Puis-je sous-traiter à un organisme étranger ?
Oui, mais vous demeurez responsable devant les financeurs français : la prestation doit respecter les mêmes critères de qualité et les preuves doivent être accessibles pour l’audit.
Synthèse : sécuriser votre sous-traitance Qualiopi
En résumé, le donneur d’ordre reste maître d’œuvre de la qualité, même lorsque la formation est déléguée. Vérifiez qui doit être certifié, structurez vos contrats, sélectionnez vos sous-traitants de façon rigoureuse et conservez des preuves complètes pour chaque action. En centralisant contrats, documents et indicateurs qualité dans un logiciel comme Teetche, vous sécurisez vos audits et simplifiez votre quotidien. Découvrez la plateforme la plateforme Teetche.