Teetche, logicielQualiopi

Découvrez comment Teetche vous aide à respecter les critères Qualiopi.

Teetche et Qualiopi

La certification Qualiopi est essentielle pour garantir la qualité de vos formations et accéder aux financements.

Teetche est un logiciel qui vous aide à assurer votre conformité à la certification Qualiopi. Il automatise la gestion administrative, centralise vos documents et simplifie vos audits. Gagnez du temps tout en respectant chaque critère du référentiel en quelques clics.

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Critère n°1 – Conditions d’information du public

Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus.

Le prestataire diffuse une information accessible au public, détaillée et vérifiable sur les prestations proposées : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées.

Attentes auditeur :

Informations accessibles au public
Description précise des prestations
Prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès
Tarifs, contacts, méthodes mobilisées, modalités d’évaluation
Information sur l’accessibilité aux personnes handicapées

Preuves attendues :

Site internet
Catalogue formation
Programmes détaillés
Supports de communication
Conditions d’accès
Procédure d’inscription

Comment Teetche vous aide :

Catalogue public personnalisable pour présenter les formations
Fiches formation complètes avec objectifs, durée, public, prérequis et modalités
Affichage des tarifs et des prochaines sessions
Formulaire de demande intégré particulier / entreprise
URL dédiée ou intégration au site internet
CRM pour tracer les demandes entrantes
Mise à jour centralisée des informations de l’offre
Possibilité d’indiquer les éléments d’accessibilité dans les contenus diffusés

Le prestataire diffuse des indicateurs de résultats adaptés à la nature des prestations mises en œuvre et des publics accueillis.

Attentes auditeur :

Communication d’indicateurs de résultats
Suivi des résultats des prestations
Données adaptées aux publics et à l’activité

Preuves attendues :

Résultats enquêtes satisfaction
Statistiques apprenants
Bilans d’activité
Tableaux de suivi
Synthèse des résultats

Comment Teetche vous aide :

Enquêtes de satisfaction à chaud
Enquêtes de satisfaction à froid
Centralisation des résultats dans le tableau de bord et les documents
Suivi des taux de satisfaction par formation
Historique des évaluations par session
Export des résultats pour vos supports de communication
Traçabilité des réponses apprenants
Ces statistiques peuvent être consultées à tout moment pour alimenter vos supports de communication (site web, bilans, etc.) ou être présentées en cas d’audit

Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il informe sur les taux d’obtention des certifications préparées, les possibilités de valider un/ou des blocs de compétences, ainsi que sur les équivalences, passerelles, suites de parcours et les débouchés.

Attentes auditeur :

Information complète pour les formations certifiantes
Visibilité sur les suites de parcours et débouchés
Information sur les blocs de compétences et équivalences

Preuves attendues :

Pages formation certifiante
Fiches descriptives
Supports d’information sur la certification
Données sur les résultats et suites de parcours

Comment Teetche vous aide :

Structuration des fiches formation pour diffuser une information homogène
Centralisation des données utiles dans les fiches et le catalogue public
Possibilité d’afficher des informations spécifiques sur une offre certifiante
Suivi des parcours et des résultats pour alimenter vos communications
Archivage et mise à jour simplifiée des contenus publiés

Critère n°2 – Identification précise des objectifs et adaptation aux publics bénéficiaires

L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations.

Le prestataire analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l’entreprise et/ou le financeur concerné(s).

Attentes auditeur :

Analyse préalable du besoin
Prise en compte du bénéficiaire, de l’entreprise et du financeur si besoin
Adaptation de la prestation

Preuves attendues :

Questionnaire d’analyse du besoin
Compte rendu d’échange
Diagnostic préalable
Traçabilité des réponses

Comment Teetche vous aide :

Questionnaire d’analyse du besoin automatisé
Envoi automatique dès l’inscription ou depuis le suivi
Relances automatiques si non complété
Stockage dans le dossier apprenant
Traçabilité horodatée des réponses
Association de l’analyse du besoin à une formation et à un dossier
Suivi dans le tableau de bord

Le prestataire définit les objectifs opérationnels et évaluables de la prestation.

Attentes auditeur :

Objectifs clairs
Objectifs mesurables
Cohérence entre objectifs et prestation

Preuves attendues :

Programme pédagogique
Fiche formation
Objectifs pédagogiques
Documents contractuels

Comment Teetche vous aide :

Objectifs définis dans la fiche formation
Reprise des objectifs dans les documents générés
Association aux évaluations des acquis
Traçabilité dans les supports pédagogiques et administratifs
Lien entre objectifs, contenus et évaluations

Le prestataire établit les contenus et les modalités de mise en œuvre de la prestation, adaptés aux objectifs définis et aux publics bénéficiaires.

Attentes auditeur :

Contenus adaptés aux objectifs
Modalités pédagogiques cohérentes
Adaptation aux publics

Preuves attendues :

Programme détaillé
Supports pédagogiques
Modalités de réalisation
Ressources mises à disposition

Comment Teetche vous aide :

Bibliothèque pédagogique par formation
Ajout de ressources, documents, liens ou vidéos
Accès extranet apprenant aux contenus
Personnalisation des parcours et des supports
Mise à disposition des documents avant et pendant la formation
Traçabilité des documents transmis

Lorsque le prestataire met en œuvre des prestations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure de l’adéquation du ou des contenus de la prestation aux exigences de la certification visée.

Attentes auditeur :

Cohérence entre contenu et certification visée
Respect du référentiel de la certification

Preuves attendues :

Référentiel de certification
Programme de formation
Tableau de correspondance compétences / contenus

Comment Teetche vous aide :

Structuration des fiches formation certifiantes
Centralisation du programme et des objectifs dans une même fiche
Diffusion d’un contenu homogène à partir de la fiche formation
Mise à disposition des ressources et documents liés à la certification
Archivage des éléments utiles au suivi de cohérence

Le prestataire détermine les procédures de positionnement et d’évaluation des acquis à l’entrée de la prestation.

Attentes auditeur :

Positionnement à l’entrée
Évaluation des acquis en amont
Procédure claire et adaptée

Preuves attendues :

Test de positionnement
Questionnaire d’entrée
Résultats archivés
Procédure de positionnement

Comment Teetche vous aide :

Test de positionnement automatisé
Envoi programmé avant formation ou au démarrage
Relances automatiques
Résultats intégrés au dossier apprenant
Possibilité de gestion sur plateforme, hors plateforme ou lien externe
Suivi dans le tableau de bord
Gestion automatique du passage d’état du dossier

Critère n°3 – Adaptation aux publics bénéficiaires

L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre.

Le prestataire informe les publics bénéficiaires des conditions de déroulement de la prestation.

Attentes auditeur :

Information claire avant et pendant la prestation
Visibilité sur le déroulement, l’accueil, l’accompagnement et le suivi

Preuves attendues :

Convocation
Livret d’accueil
Règlement intérieur
Informations pratiques
Accès extranet ou espace documentaire

Comment Teetche vous aide :

Génération et envoi des convocations
Mise à disposition des documents dans l’extranet apprenant
Centralisation du règlement intérieur, programme et autres documents
Accès aux informations de formation, planning et documents
Traçabilité des envois et de la mise à disposition

Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires.

Attentes auditeur :

Suivi effectif du bénéficiaire
Adaptation de l’accompagnement
Ajustements selon les besoins

Preuves attendues :

Tableau de suivi
Historique de parcours
Éléments d’accompagnement
Ajustements tracés

Comment Teetche vous aide :

Tableau de bord centralisé
Suivi de progression apprenant
Historique du parcours pédagogique et administratif
Gestion des étapes du dossier jusqu’à la clôture
Visibilité sur les actions à réaliser et les relances
Centralisation des documents et interactions

Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation.

Attentes auditeur :

Évaluation des objectifs atteints
Mesure des acquis en fin de parcours

Preuves attendues :

Évaluation des acquis
Résultats d’évaluation
Attestation ou certificat
Documents de fin de formation

Comment Teetche vous aide :

Génération des évaluations des acquis
Gestion sur plateforme, hors plateforme ou lien externe
Archivage des résultats dans le dossier apprenant
Génération des documents de fin de formation
Traçabilité des résultats et des étapes de fin de parcours

Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours.

Attentes auditeur :

Prévention des abandons ou ruptures
Maintien de l’engagement du bénéficiaire
Suivi des situations à risque

Preuves attendues :

Relances
Suivi des absences
Actions correctives
Historique d’accompagnement

Comment Teetche vous aide :

Relances automatiques sur les étapes non réalisées
Alertes liées aux actions en attente
Suivi des absences via les émargements
Vision d’ensemble du dossier dans le tableau de bord
Historique des actions et documents
Meilleure réactivité grâce à la centralisation des informations

Pour les formations en alternance, le prestataire, en lien avec l’entreprise, anticipe avec l’apprenant les missions confiées, à court, moyen et long terme, et assure la coordination et la progressivité des apprentissages réalisés en centre de formation et en entreprise.

Attentes auditeur :

Coordination centre / entreprise
Progressivité des apprentissages
Anticipation des missions confiées

Preuves attendues :

Échanges avec l’entreprise
Suivi des missions
Traçabilité du parcours en alternance

Comment Teetche vous aide :

Répertoire entreprises et partenaires
Centralisation des informations liées au parcours
Suivi structuré du dossier apprenant
Archivage des documents et échanges utiles
CRM et répertoire pour tracer les interlocuteurs concernés
Base de suivi exploitable si l’organisme gère des parcours en alternance

Le prestataire met en œuvre un accompagnement socio-professionnel, éducatif et relatif à l’exercice de la citoyenneté.

Attentes auditeur :

Accompagnement renforcé pour les publics concernés
Suivi socio-professionnel et éducatif

Preuves attendues :

Actions d’accompagnement
Comptes rendus
Historique de suivi

Comment Teetche vous aide :

Centralisation des informations de suivi dans le dossier apprenant
Archivage des documents et éléments d’accompagnement
Vision consolidée du parcours et des actions réalisées
Outil de traçabilité utile pour formaliser le suivi mis en place

Le prestataire informe les apprentis de leurs droits et devoirs en tant qu’apprentis et salariés ainsi que des règles applicables en matière de santé et de sécurité en milieu professionnel.

Attentes auditeur :

Information formalisée des apprentis
Traçabilité de cette information

Preuves attendues :

Documents remis
Livret d’accueil
Règlement intérieur
Informations santé / sécurité

Comment Teetche vous aide :

Mise à disposition des documents dans l’extranet
Envoi et archivage des documents transmis
Centralisation du règlement intérieur et des documents obligatoires
Traçabilité de diffusion des pièces

Lorsque le prestataire met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle, il s’assure que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l’autorité de certification.

Attentes auditeur :

Respect des exigences formelles de la certification
Présentation conforme des candidats

Preuves attendues :

Procédure de présentation
Liste des candidats
Documents de conformité
Traçabilité des étapes

Comment Teetche vous aide :

Structuration des dossiers apprenants
Centralisation des documents administratifs et pédagogiques
Historique du parcours et des étapes réalisées
Archivage des éléments utiles pour préparer une présentation conforme
Vision claire sur l’état d’avancement du dossier

Critère n°4 – Adéquation des moyens aux prestations

L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

Le prestataire met à disposition ou s’assure de la mise à disposition des moyens humains et techniques adaptés et d’un environnement approprié (conditions, locaux, équipements, plateaux techniques…).

Attentes auditeur :

Moyens humains et techniques adaptés
Environnement cohérent avec la prestation

Preuves attendues :

Outils techniques
Supports pédagogiques
Organisation des moyens
Planning et ressources

Comment Teetche vous aide :

Bibliothèque pédagogique intégrée
Ressources accessibles via extranet
Planning des séances
Centralisation des documents et outils de suivi
Gestion des supports par formation
Organisation structurée des moyens documentaires et pédagogiques

Le prestataire mobilise et coordonne les différents intervenants internes et/ou externes (pédagogiques, administratifs, logistiques, commerciaux…).

Attentes auditeur :

Coordination des intervenants
Organisation claire des rôles

Preuves attendues :

Liste formateurs
Planning interventions
Répartition des rôles
Historique de coordination

Comment Teetche vous aide :

Répertoire formateurs
Affectation formateurs aux sessions
Suivi des interventions
Historique des séances
Rapports d’activité formateurs
Répertoire des intervenants et partenaires externes

Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier.

Attentes auditeur :

Ressources disponibles
Accès réel pour le bénéficiaire
Appropriation des ressources

Preuves attendues :

Supports pédagogiques
Bibliothèque documentaire
Accès extranet
Ressources diffusées

Comment Teetche vous aide :

Bibliothèque pédagogique par formation
Mise à disposition des ressources dans l’extranet apprenant
Partage de documents, liens et contenus pédagogiques
Archivage et centralisation des supports
Structuration des ressources par formation

Le prestataire dispose d’un personnel dédié à l’appui à la mobilité nationale et internationale, d’un référent handicap et d’un conseil de perfectionnement.

Attentes auditeur :

Organisation adaptée si concerné
Référent handicap identifié
Ressources de pilotage et d’appui formalisées

Preuves attendues :

Référent handicap
Documents d’organisation
Éléments de pilotage
Historique des mises à jour

Comment Teetche vous aide :

Recueil du référent handicap
Centralisation des informations utiles au suivi des publics concernés
Outil de veille et de documentation pour alimenter les réflexions d’amélioration
Archivage des contenus et ressources utiles
Structuration des informations internes liées à la qualité et à l’accessibilité

Critère n°5 – Qualification et développement des compétences des personnels

La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations.

Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.

Attentes auditeur :

Justification des compétences
Cohérence entre compétences et prestations
Évaluation des intervenants

Preuves attendues :

CV formateurs
Diplômes
Expériences
Éléments d’évaluation

Comment Teetche vous aide :

Répertoire formateurs
Stockage CV et justificatifs
Documents associés
Historique interventions
Association formateur → formation
Mise à jour des compétences
Enquêtes satisfaction formateur pour nourrir l’évaluation

Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.

Attentes auditeur :

Développement continu des compétences
Mise à jour des pratiques

Preuves attendues :

Veille
Actions formation
Archivage des démarches de développement

Comment Teetche vous aide :

Module veille intégré
Veille réglementaire automatisée
Veille pédagogique
Rapports mensuels PDF
Archivage des sources
Centralisation de ressources utiles au développement des pratiques

Critère n°6 – Inscription et investissement dans son environnement professionnel

L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel.

Le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements.

Attentes auditeur :

Veille active
Exploitation des informations collectées

Preuves attendues :

Sources veille
Historique veille
Éléments d’exploitation

Comment Teetche vous aide :

Module veille Qualiopi intégré
Sources réglementaires incluses
Notifications de nouveautés
Historique des consultations
Rapports mensuels générés
Centralisation des contenus de veille

Le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements.

Attentes auditeur :

Veille sectorielle
Suivi des évolutions métiers et compétences

Preuves attendues :

Documentation veille
Sources sectorielles
Historique d’exploitation

Comment Teetche vous aide :

Veille sectorielle organisée par thèmes
Sources pédagogiques et métiers
Archivage automatique
Traçabilité des lectures
Centralisation des contenus utiles au pilotage de l’offre

Le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements.

Attentes auditeur :

Veille pédagogique et technologique
Prise en compte des innovations utiles

Preuves attendues :

Sources de veille
Documentation pédagogique
Historique des mises à jour

Comment Teetche vous aide :

Module de veille pédagogique intégré
Veille réglementaire et pédagogique automatisée
Centralisation des sources de veille
Archivage des contenus de veille
Mise à disposition des ressources dans la bibliothèque pédagogique

Le prestataire mobilise les expertises, outils et réseaux nécessaires pour accueillir, accompagner/former ou orienter les publics en situation de handicap.

Attentes auditeur :

Mobilisation de ressources adaptées au handicap
Identification d’expertises et de relais externes
Capacité à accompagner ou orienter les publics concernés

Preuves attendues :

Liste de partenaires ou organismes ressources
Procédure d’orientation ou d’accompagnement
Traçabilité des actions mises en place

Comment Teetche vous aide :

Recueil du référent handicap
Collecte des besoins spécifiques dès l’analyse du besoin
Traçabilité des adaptations et aménagements dans le dossier apprenant
Suivi individualisé des apprenants concernés
Centralisation des pièces justificatives et documents associés

Lorsque le prestataire fait appel à la sous-traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

Attentes auditeur :

Maîtrise de la conformité des intervenants externes
Vérification du respect du référentiel par les sous-traitants
Encadrement clair des missions confiées

Preuves attendues :

Contrats de sous-traitance
Documents contractuels
Processus de contrôle ou de vérification
Traçabilité des missions confiées

Comment Teetche vous aide :

Répertoire des intervenants et partenaires externes
Archivage des contrats et documents associés
Association d’un intervenant ou partenaire à une formation ou une action
Traçabilité des missions réalisées
Historique des interventions et documents liés
Centralisation des éléments utiles au suivi de conformité

Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio-économiques pour coconstruire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise.

Attentes auditeur :

Mobilisation d’un réseau d’entreprises et de partenaires
Lien avec les acteurs socio-économiques
Capacité à favoriser l’accueil en entreprise
Prise en compte des besoins terrain dans l’ingénierie de formation

Preuves attendues :

Liste de partenaires socio-économiques
Échanges avec les entreprises
Comptes rendus ou conventions
Traçabilité des relations partenariales

Comment Teetche vous aide :

Répertoire entreprises partenaires
CRM pour centraliser et suivre les échanges avec les entreprises
Historique des relations et interactions
Archivage des documents, conventions ou pièces associées
Traçabilité des collaborations dans le temps
Centralisation des informations utiles pour le suivi des partenariats

Le prestataire développe des actions qui concourent à l’insertion professionnelle ou la poursuite d’étude par la voie de l’apprentissage ou par toute autre voie permettant de développer leurs connaissances et leurs compétences.

Attentes auditeur :

Mise en place d’actions favorisant l’insertion ou la poursuite de parcours
Suivi des débouchés et des suites possibles
Accompagnement vers l’emploi ou la poursuite d’étude

Preuves attendues :

Actions d’accompagnement
Informations sur les suites de parcours
Suivi des débouchés
Traçabilité des actions mises en œuvre

Comment Teetche vous aide :

Suivi des parcours apprenants dans un dossier centralisé
Centralisation des informations liées à la progression et à la fin de parcours
Enquêtes de satisfaction à froid pour recueillir des retours post-formation
Historique des actions menées et documents associés
Archivage des données utiles pour le suivi des suites de parcours
Vision structurée des parcours pour alimenter vos preuves d’accompagnement

Critère n°7 – Mise en œuvre d’une démarche qualité

L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre.

Le prestataire recueille les appréciations des parties prenantes : bénéficiaires, financeurs, équipes pédagogiques et entreprise concernées.

Attentes auditeur :

Recueil systématique des appréciations
Prise en compte de plusieurs parties prenantes

Preuves attendues :

Enquêtes satisfaction
Résultats
Synthèses de retours

Comment Teetche vous aide :

Enquêtes de satisfaction à chaud
Enquêtes de satisfaction à froid
Enquêtes de satisfaction formateur
Enquêtes de satisfaction entreprise
Relances automatiques
Centralisation des résultats et archivage des réponses

Le prestataire met en œuvre des modalités de traitement des difficultés rencontrées par les parties prenantes, des réclamations exprimées par ces dernières, des aléas survenus en cours de prestation.

Attentes auditeur :

Gestion des difficultés
Gestion des réclamations
Traçabilité des actions mises en œuvre

Preuves attendues :

Procédure de traitement
Historique des actions
Éléments correctifs ou justificatifs

Comment Teetche vous aide :

Centralisation des retours
Archivage dans le dossier apprenant
Ajout de documents correctifs
Historique des actions
Suivi structuré des éléments de traitement

Le prestataire met en œuvre des mesures d’amélioration à partir de l’analyse des appréciations et des réclamations.

Attentes auditeur :

Démarche d’amélioration continue
Exploitation des retours collectés

Preuves attendues :

Plan d’actions
Suivi améliorations
Historique des décisions

Comment Teetche vous aide :

Module améliorations continues
Suivi des actions correctives
Lien avec enquêtes et retours collectés
Historique des décisions
Traçabilité complète

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