Critère 5 – Les compétences des intervenants : le critère que l’on pense prouver avec des CV… mais qui demande bien plus
C’est un critère que beaucoup d’organismes de formation abordent avec une certaine confiance. On rassemble les CV des formateurs, quelques diplômes, éventuellement des attestations de formation, et l’on pense que le sujet est couvert.
Pourtant, le critère 5 ne se limite pas à démontrer que les intervenants sont compétents. Il demande surtout de prouver que l’organisme sait identifier les compétences nécessaires, mobiliser les bons profils, évaluer leur adéquation avec les prestations réalisées, puis faire évoluer ces compétences dans le temps.
Autrement dit, l’auditeur ne cherche pas seulement à savoir si vos formateurs sont qualifiés. Il cherche à comprendre comment vous pilotez les compétences au sein de votre organisme.
Ce que couvre le critère 5
Le critère 5 vise à garantir que les personnes chargées de mettre en œuvre les prestations disposent des compétences adaptées aux formations délivrées.
Il concerne notamment :
- Les formateurs internes
- Les formateurs externes
- Les intervenants occasionnels
- Les sous-traitants
- Les personnels administratifs ou pédagogiques impliqués dans la mise en œuvre des prestations
- Les référents ou personnes ressources mobilisés selon les besoins
Ce critère ne concerne donc pas uniquement la pédagogie au sens strict. Il touche aussi à l’organisation, à l’encadrement, à l’accueil des publics, à la capacité à mobiliser les bons interlocuteurs et à faire évoluer les compétences lorsque l’offre de formation change.
Ce que dit réellement Qualiopi :
Le référentiel attend que l’organisme soit capable de démontrer que les compétences requises pour réaliser les prestations ont été définies en amont, qu’elles sont adaptées aux formations proposées, et que leur maîtrise est vérifiée.
Il attend également que l’organisme entretienne et développe les compétences de ses salariés, en cohérence avec les prestations délivrées.
Ce n’est donc pas une simple logique de preuve documentaire. C’est une logique de pilotage : quelles compétences sont nécessaires, qui les détient, comment sont-elles vérifiées, comment sont-elles maintenues, et comment l’organisme s’assure-t-il qu’elles restent adaptées dans le temps ?
Ce que l’auditeur cherche vraiment à vérifier
- Que les compétences attendues pour chaque prestation sont identifiées
- Que les intervenants mobilisés sont cohérents avec les formations qu’ils animent
- Que les CV, diplômes ou expériences ne sont pas seulement stockés, mais réellement analysés
- Que les compétences des intervenants sont évaluées ou vérifiées
- Que les sous-traitants sont intégrés dans cette logique de vérification
- Que l’organisme dispose d’une démarche d’intégration des nouveaux intervenants
- Que les salariés bénéficient d’actions de développement des compétences
- Que les compétences sont mises à jour en fonction de l’évolution des prestations, des publics et des exigences réglementaires
- Que les preuves sont cohérentes avec la réalité terrain
Zoom sur les indicateurs du critère 5
Indicateur 21 — Déterminer, mobiliser et évaluer les compétences des intervenants
Ce qu’il demande vraiment
L’indicateur 21 demande à l’organisme de démontrer qu’il sait identifier les compétences nécessaires à la réalisation de ses prestations, puis mobiliser les intervenants adaptés.
Il ne suffit donc pas d’avoir un dossier formateur avec un CV. Il faut pouvoir montrer pourquoi cette personne est compétente pour cette formation précise, sur ce public précis, dans ce contexte précis.
- L’organisme doit être capable de répondre à plusieurs questions simples :
- Quelles compétences sont nécessaires pour animer cette formation ?
- Comment ces compétences ont-elles été identifiées ?
- Pourquoi cet intervenant a-t-il été retenu ?
- Comment vérifie-t-on que ses compétences sont adaptées ?
- Comment suit-on la qualité de ses interventions ?
- Que se passe-t-il si un écart est identifié ?
C’est souvent là que les organismes fragilisent leur dossier. Les preuves existent parfois, mais elles sont dispersées : un CV dans un dossier, une fiche formateur ailleurs, une évaluation de satisfaction dans un autre outil, un échange mail non classé, une convention de sous-traitance sans lien avec les compétences.
L’enjeu n’est pas d’accumuler des documents. L’enjeu est de construire une traçabilité logique.
Erreurs fréquentes observées
Se limiter à collecter les CV des formateurs
Ne pas vérifier l’adéquation entre les compétences du formateur et la prestation animée
- Avoir des CV non datés ou jamais mis à jour
- Ne pas formaliser les critères de sélection des intervenants
- Oublier les formateurs externes ou sous-traitants
- Ne pas prévoir de processus d’intégration pour un nouvel intervenant
- Ne pas conserver de preuve d’évaluation des compétences ou de la qualité d’intervention
- Confondre expérience professionnelle et compétence pédagogique
- Ne pas intégrer la sensibilisation à l’accueil des personnes en situation de handicap
Bonne pratique
Créer une fiche intervenant structurée, associée à chaque formateur interne ou externe.
Cette fiche peut notamment reprendre :
- Les domaines d’expertise
- Les formations pouvant être animées
- Les diplômes ou certifications utiles
- L’expérience professionnelle
- L’expérience pédagogique
- Les justificatifs disponibles
- Les actions de formation suivies
- Les résultats d’évaluations ou retours apprenants
- Les éventuels points de vigilance
- La date de dernière mise à jour
L’objectif est de pouvoir démontrer rapidement que l’organisme ne choisit pas ses intervenants “par habitude”, mais à partir de critères clairs et cohérents avec les prestations proposées.
Dans un logiciel de gestion de formation comme Teetche, cette logique peut être facilitée en centralisant les informations liées aux intervenants, aux sessions, aux documents et aux évaluations. Cela permet de mieux relier les preuves entre elles, au lieu de devoir les reconstituer au moment de l’audit.
Indicateur 22 — Entretenir et développer les compétences des salariés
Ce qu’il demande vraiment
L’indicateur 22 porte sur le développement des compétences des salariés de l’organisme.
L’idée n’est pas seulement de prouver qu’une formation a été suivie de temps en temps. Il s’agit de démontrer que l’organisme entretient une dynamique de professionnalisation cohérente avec son activité.
- Cela peut passer par différents leviers :
- Formations internes ou externes
- Entretiens professionnels
- Plan de développement des compétences
- Echanges de pratiques
- Participation à des webinaires
- Veille professionnelle
- Groupes de travail
- Accompagnement à la prise de poste
- Montée en compétence sur de nouveaux outils
- Sensibilisation à l’accueil des publics spécifiques
- Actualisation des connaissances réglementaires
L’auditeur va chercher à comprendre si les compétences évoluent avec les prestations délivrées. Par exemple, un organisme qui développe des formations à distance doit pouvoir montrer que ses équipes montent en compétence sur l’animation à distance, les outils numériques, l’évaluation en ligne ou l’accompagnement des apprenants.
De la même manière, un organisme qui intervient auprès de publics spécifiques doit pouvoir démontrer que ses équipes sont sensibilisées aux besoins de ces publics.
Erreurs fréquentes observées
- Aucun plan de développement des compétences formalisé
- Des actions de formation réalisées mais non tracées
- Des entretiens professionnels absents ou incomplets
- Une veille réalisée mais sans lien avec les compétences internes
- Des salariés administratifs oubliés alors qu’ils contribuent à la mise en œuvre des prestations
- Une montée en compétence informelle mais non prouvée
- Des actions trop générales, sans lien réel avec les formations délivrées
- Une absence de suivi dans le temps
Bonne pratique
Mettre en place un tableau simple de suivi des compétences et des actions de professionnalisation.
Ce tableau peut contenir :
- Le nom du salarié
- Sa fonction
- Les compétences attendues
- Les compétences à renforcer
- Les actions réalisées
- Les dates
- Les justificatifs associés
- Les suites prévues
- Le lien avec les prestations délivrées
L’objectif n’est pas de produire un document complexe. Il s’agit surtout de montrer que l’organisme suit réellement le développement des compétences et qu’il ne découvre pas le sujet quelques jours avant l’audit.
Pour les organismes qui veulent structurer cette démarche, un logiciel Qualiopi peut permettre de mieux organiser les preuves, les documents, les échéances et les éléments de suivi nécessaires à l’audit. L’intérêt n’est pas seulement de stocker des fichiers, mais de conserver une cohérence entre les prestations, les intervenants, les évaluations et les actions d’amélioration.
Pourquoi ce critère est souvent mal compris ?
Le critère 5 est souvent réduit à une question de qualification individuelle.
Or, Qualiopi demande une démarche beaucoup plus large. Il ne s’agit pas seulement de savoir si un formateur est bon. Il s’agit de démontrer que l’organisme maîtrise son processus de mobilisation des compétences.
La différence est importante.
Un organisme peut avoir d’excellents formateurs, mais être fragile à l’audit s’il ne sait pas expliquer comment il les sélectionne, comment il vérifie leurs compétences, comment il suit leurs interventions ou comment il actualise les compétences de ses équipes.
À l’inverse, un organisme avec une structure simple, mais bien formalisée, peut très bien répondre aux attentes du critère 5 s’il démontre une logique claire et cohérente.
Le lien avec les autres critères Qualiopi
Le critère 5 ne fonctionne pas seul. Il est directement lié aux autres exigences du référentiel.
Il est lié au critère 2, car les compétences mobilisées doivent être adaptées aux objectifs, aux contenus et aux publics visés.
Il est lié au critère 3, car la mise en œuvre de la prestation dépend directement des personnes qui l’animent et l’encadrent.
Il est lié au critère 4, car les moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement doivent être cohérents avec les compétences disponibles.
Il est lié au critère 6, car la veille doit permettre d’actualiser les pratiques et les compétences.
Il est lié au critère 7, car les retours apprenants, les réclamations ou les aléas peuvent révéler des besoins de montée en compétence.
C’est pour cela que ce critère ne doit pas être traité comme une simple formalité RH. Il structure une partie importante de la qualité réelle des prestations.
Les preuves utiles à préparer
Pour sécuriser le critère 5, l’organisme peut notamment préparer :
- Les CV actualisés des intervenants
- Les diplômes, certifications ou attestations utiles
- Les fiches intervenants
- Les critères de sélection ou de recrutement
- Les conventions avec les sous-traitants
- Les preuves d’intégration des nouveaux intervenants
- Les évaluations de satisfaction liées aux interventions
- Les comptes rendus d’échanges de pratiques
- Les preuves de sensibilisation au handicap
- Les entretiens professionnels
- Le plan de développement des compétences
- Les attestations de formation des salariés
- Les preuves de veille exploitée
- Les actions correctives mises en place après un retour ou une difficulté
La force du dossier ne vient pas du volume de documents, mais de leur cohérence. Chaque preuve doit raconter la même histoire : l’organisme sait de quelles compétences il a besoin, il mobilise les bonnes personnes et il fait évoluer ses équipes lorsque cela est nécessaire.
Le point de vigilance sur les sous-traitants
L’indicateur 21 concerne aussi les sous-traitants. C’est un point souvent oublié.
Un organisme ne peut pas simplement déléguer une formation à un intervenant externe sans vérifier son adéquation avec la prestation. Il doit être capable de démontrer que le sous-traitant dispose bien des compétences nécessaires.
Cela peut passer par :
- Un CV actualisé
- Une fiche de référencement
- Une vérification de l’expérience
- Une convention précisant les attendus
- Une évaluation des prestations réalisées
- Des échanges de cadrage avant intervention
- Un suivi des retours apprenants
L’auditeur peut donc demander des preuves sur les intervenants externes exactement comme sur les intervenants internes.
La place du numérique dans le suivi des compétences
Le numérique ne remplace pas la démarche qualité, mais il peut éviter une grande partie des oublis.
Lorsqu’un organisme gère plusieurs formateurs, plusieurs sessions, des documents éparpillés et des évaluations à suivre, le risque principal est la dispersion des preuves.
C’est particulièrement vrai lorsque les émargements, les évaluations, les attestations, les conventions, les feuilles de présence et les documents formateurs sont conservés dans des outils différents.
Un logiciel émargement numériques peut déjà sécuriser une partie de la traçabilité des présences et des sessions. Mais pour le critère 5, l’enjeu est plus large : il faut pouvoir relier les intervenants aux formations, les formations aux compétences attendues, et les retours terrain aux actions d’amélioration.
C’est cette cohérence globale qui fait la différence lors d’un audit.
Conclusion
Le critère 5 est souvent perçu comme un critère simple, parce qu’il semble suffire de prouver que les formateurs sont compétents.
En réalité, il demande une démarche plus structurée : identifier les compétences nécessaires, sélectionner les intervenants adaptés, vérifier leur maîtrise, suivre leurs interventions et développer les compétences des équipes dans le temps.
Ce critère révèle souvent la maturité réelle de l’organisme. Un dossier composé uniquement de CV peut sembler rassurant, mais il reste insuffisant si l’on ne comprend pas comment les compétences sont pilotées.
Bien maîtriser le critère 5, c’est donc passer d’une logique de documents à une logique de cohérence.
C’est aussi sécuriser la qualité des prestations, mieux accompagner les intervenants, mieux répondre aux attentes des bénéficiaires et aborder l’audit avec des preuves plus claires, plus solides et plus faciles à défendre.
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